Privacybeleid | Dokiero

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is:
Piotr Kulbacki
Handelsnaam: Piotr Kulbacki Web Development
Adres: Bendastr. 11, 12051 Berlin
E-mail: kontakt@dokiero.com
Verdere gegevens van de aanbieder staan in het colofon (Impressum).

6. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor vastgestelde doeleinden:

Gebruikersaccount (registratie, aanmelding, instellingen) — art. 6 lid 1 onder b AVG (overeenkomst).
Documentanalyse en briefgeneratie — art. 6 lid 1 onder b AVG (overeenkomst).
Betalingen en facturen — art. 6 lid 1 onder b AVG (overeenkomst) en art. 6 lid 1 onder c AVG (wettelijke verplichting).
Contactformulier — art. 6 lid 1 onder b AVG (precontractueel verzoek) of art. 6 lid 1 onder f AVG (beantwoorden van vragen).
Sessiecookies nodig om ingelogd te blijven — art. 6 lid 1 onder b en f AVG.
Wettelijke verplichtingen (bijv. boekhouding) — art. 6 lid 1 onder c AVG.
Advertentiemeting en bezoekstatistieken (ChatGPT Ads / OpenAI-pixel, Google Analytics 4) — art. 6, lid 1, onder a AVG (toestemming).
Incidentele berichten over wijzigingen (een belangrijke wijziging of een korte vraag) — art. 6 lid 1 onder a AVG (toestemming). Alleen als je akkoord gaat in de app. Je trekt toestemming in via de instellingen of de link in de e-mail. Herinneringen voor termijnen die je zelf aanzet, blijven apart.
Bezoek- en prestatiestatistieken zonder cookies (Vercel Web Analytics, Speed Insights) — art. 6, lid 1, onder f AVG (gerechtvaardigd belang: werking en verbetering van de dienst).
Herkomst van de registratie (campagne of website waarlangs je bij Dokiero kwam; cookie dk_attr) — art. 6, lid 1, onder f AVG (gerechtvaardigd belang: beoordelen hoe effectief onze marketing is).

7. Bijzondere categorieën van gegevens

Officiële brieven die u uploadt, kunnen incidenteel bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevatten (art. 9 AVG), zoals gezondheidsgegevens. Wij vragen dergelijke gegevens niet als afzonderlijke categorie. Verwerking vindt alleen plaats om de bestelde dienst te leveren. Door een document te uploaden geeft u uitdrukkelijke toestemming voor die verwerking (art. 9 lid 2 onder a AVG). U kunt documenten en uw account op elk moment verwijderen.

2. Bewaartermijn gegevens (Retentie)

Wij hanteren een strikt beleid voor gegevensbewaring:

A. Bronbestanden (Uw foto's/scans)

Bestanden die u uploadt voor analyse worden uitsluitend in het werkgeheugen verwerkt om de dienst uit te voeren (OCR en gegevensextractie). Ze worden onmiddellijk verwijderd na het genereren van het analyseresultaat en worden nergens gearchiveerd of opgeslagen op onze servers.

B. Analyseresultaten (Gegenereerde PDF/Word)

Wij bewaren alleen door het systeem gegenereerde documenten (PDF-rapporten en bewerkbare Word-brieven) zodat u deze kunt downloaden in het tabblad "Geschiedenis". De bewaartijd hangt af van uw pakket:

Standaard Pakket: 30 dagen vanaf de analysedatum.
Pro Pakket: 90 dagen vanaf de analysedatum.
Verlengde geldigheid (Optie): Volgens de gekochte periode (bijv. archivering voor 5 jaar).

Na het verstrijken van deze termijnen worden de gegenereerde bestanden permanent en automatisch verwijderd.

C. Profielgegevens en Handtekeningpatroon

Als u uw gegevens (voornaam, achternaam, adres) invult in de instellingen en een bestand met een handtekeningpatroon uploadt, worden deze gegevens in onze database opgeslagen totdat u ze zelf verwijdert of het account verwijdert. Ze dienen uitsluitend om gegenereerde brieven automatisch in te vullen.

D. Inactieve accounts

Wij behouden ons het recht voor om het account en alle bijbehorende gegevens permanent te verwijderen als de Gebruiker gedurende een periode van 24 maanden (2 jaar) niet inlogt op de dienst.

3. Ontvangers van gegevens (Verwerkers)

Om de dienst te leveren gebruiken we vertrouwde technologieaanbieders. Uw gegevens kunnen worden verwerkt door:

OpenAI, L.L.C. (VS) – tekstanalyse en vertaling. Volgens het Enterprise/API-beleid worden via de API verzonden gegevens niet gebruikt om OpenAI-modellen te trainen.
Supabase, Inc. (VS/EU) – database, bestanden en handtekeningssjablonen (hosting).
Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland) – onlinebetalingen. Stripe treedt op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor betaalkaartgegevens; de Dienstverlener ontvangt uw volledige kaartnummer niet.
Vercel Inc. (VS/EU) – hosting en levering van de applicatie, plus bezoek- en prestatiestatistieken zonder cookies (Vercel Web Analytics, Speed Insights).
Brevo (Sendinblue, Frankrijk/EU) – transactionele e-mail.
Cloudflare, Inc. (VS/EU) – Turnstile-botbescherming op het contactformulier.
Anthropic, PBC (VS) – geselecteerde AI-verwerking, volgens de API-voorwaarden van de aanbieder.
Google Ireland Limited (Ierland) / Google LLC (VS) – bezoekstatistieken (Google Analytics 4), uitsluitend na je toestemming in de cookiebanner.

8. Internationale doorgiften

Sommige aanbieders (met name OpenAI, Anthropic, Google, Supabase, Vercel en Cloudflare) kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten of andere landen buiten de EER. Waar nodig zijn doorgiften gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en/of het EU-VS Data Privacy Framework, voor zover van toepassing op de aanbieder.

4. Uw rechten

Volgens de AVG heeft u recht op:

Toegang tot uw gegevens (via Dashboard).
Correctie van gegevens (bewerken in Instellingen).
Downloaden van gegevens (mogelijkheid om verwerkte brieven te downloaden).
Verwijdering van gegevens ("Recht om vergeten te worden") – u kunt op elk moment afzonderlijke documenten uit de geschiedenis of het volledige account verwijderen in de applicatie-instellingen. Verwijdering is permanent.
Beperking van de verwerking.
Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen.
Gegevensoverdraagbaarheid wanneer de verwerking is gebaseerd op een overeenkomst of toestemming.
Een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit, in het bijzonder de Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

Gebruik van Google-accountgegevens (Google OAuth)

Onze applicatie gebruikt inloggen met een Google-account. We hebben alleen toegang tot je e-mailadres, voor- en achternaam en profielfoto om een account aan te maken, je te identificeren en toegang tot de applicatie te autoriseren. Deze gegevens worden veilig opgeslagen en niet met derden gedeeld. We hebben geen toegang tot je Google Drive, privé-e-mails of andere gegevens buiten het basisprofiel.

5. Koekjes

De dienst gebruikt noodzakelijke technische cookies (sessie) die nodig zijn om in te loggen en de sessie van de Gebruiker te behouden. Na je akkoord in de cookiebanner gebruiken we ook Google Analytics 4 (Google) voor bezoekstatistieken en om te meten via welke kanalen gebruikers bij ons komen, en de ChatGPT Ads-meetpixel (OpenAI) om de effectiviteit van onze advertentiecampagnes te meten. Deze tools worden alleen met je toestemming geladen; als je weigert, worden ze niet uitgevoerd. Je kunt je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via „Cookie-instellingen” onderaan de pagina. Los van de banner plaatsen we een eigen cookie dk_attr (maximaal 90 dagen) die onthoudt via welke campagne of website je bij Dokiero bent gekomen (bijv. utm-parameters uit een link). Als je een account aanmaakt, slaan we die bron bij het account op en verwijderen we de cookie.

9. Functionaris voor gegevensbescherming en klachten

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dit voor deze dienst wettelijk niet verplicht is. U kunt de verwerkingsverantwoordelijke bereiken via kontakt@dokiero.com of een klacht indienen bij de Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.