Tietosuojakäytäntö | Dokiero

1. Rekisterinpitäjä

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on:
Piotr Kulbacki
Toiminimi: Piotr Kulbacki Web Development
Osoite: Bendastr. 11, 12051 Berlin
Sähköposti: kontakt@dokiero.com
Lisätiedot palveluntarjoajasta ovat yhteystiedoissa (Impressum).

6. Tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja vain määriteltyihin tarkoituksiin:

Käyttäjätili (rekisteröinti, kirjautuminen, asetukset) — GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (sopimus).
Asiakirjojen analysointi ja kirjeiden tuottaminen — GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (sopimus).
Maksut ja laskut — GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (sopimus) ja 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (lakisääteinen velvoite).
Yhteydenottolomake — GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (esisopimuksellinen pyyntö) tai 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (tiedusteluihin vastaaminen).
Istuntokohtaiset evästeet, jotka tarvitaan kirjautuneena pysymiseen — GDPR 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohdat.
Lakisääteiset velvoitteet (esim. kirjanpito) — GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta.
Mainonnan mittaus ja kävijätilastot (ChatGPT Ads / OpenAI-pikseli, Google Analytics 4) — GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta (suostumus).
Satunnaiset tiedot muutoksista (tärkeä muutos tai lyhyt kysymys) — GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta (suostumus). Vain jos hyväksyt sovelluksessa. Suostumuksen voit perua asetuksissa tai viestin linkistä. Itse päälle laittamasi määrämuistutukset ovat erillisiä.
Evästeettömät kävijä- ja suorituskykytilastot (Vercel Web Analytics, Speed Insights) — GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu: palvelun ylläpito ja kehittäminen).
Rekisteröitymisen lähde (kampanja tai sivusto, jonka kautta tulit Dokieroon; dk_attr-eväste) — GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu: markkinointimme tehokkuuden arviointi).

7. Erityiset tietoryhmät

Lataamasi viralliset kirjeet voivat satunnaisesti sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä (GDPR 9 artikla), kuten terveystietoja. Emme pyydä tällaisia tietoja erillisenä kategoriana. Käsittely tapahtuu vain tilatun palvelun tarjoamiseksi. Lataamalla asiakirjan annat nimenomaisen suostumuksen tähän käsittelyyn (GDPR 9 artiklan 2 kohdan a alakohta). Voit poistaa asiakirjat ja tilisi milloin tahansa.

2. Tietojen säilytysaika

Noudatamme tiukkaa tietojen säilytyskäytäntöä:

A. Lähdetiedostot (Valokuvasi/skannauksesi)

Analyysiä varten lataamasi tiedostot käsitellään käyttömuistissa yksinomaan palvelun suorittamiseksi (OCR ja tietojen poiminta). Ne poistetaan välittömästi analyysituloksen luomisen jälkeen, eikä niitä arkistoida tai tallenneta palvelimillemme minnekään.

B. Analyysitulokset (Luodut PDF/Word)

Säilytämme vain järjestelmän luomat asiakirjat (PDF-raportit ja muokattavat Word-kirjeet), jotta voit ladata ne "Historia"-välilehdeltä. Säilytysaika riippuu paketistasi:

Standard-paketti: 30 päivää analyysipäivästä.
Pro-paketti: 90 päivää analyysipäivästä.
Pidennetty voimassaolo (Lisävalinta): Ostetun jakson mukaisesti (esim. arkistointi 5 vuodeksi).

Näiden määräaikojen umpeuduttua luodut tiedostot poistetaan pysyvästi ja automaattisesti.

C. Profiilitiedot ja Allekirjoitusmalli

Jos täydennät tietosi (etunimi, sukunimi, osoite) asetuksissa ja lataat tiedoston allekirjoitusmallilla, nämä tiedot tallennetaan tietokantaamme, kunnes poistat ne itse tai poistat tilin. Ne palvelevat yksinomaan luotujen kirjeiden automaattista täyttämistä.

D. Passiiviset tilit

Pidätämme oikeuden poistaa tilin ja kaikki siihen liittyvät tiedot pysyvästi, jos Käyttäjä ei kirjaudu palveluun 24 kuukauden (2 vuoden) aikana.

3. Tietojen vastaanottajat (Käsittelijät)

Palvelun tarjoamiseksi käytämme luotettavia teknologiatoimittajia. Tietojasi voivat käsitellä:

OpenAI, L.L.C. (USA) – tekstianalyysi ja käännös. Enterprise/API-käytännön mukaan API:n kautta lähetettyjä tietoja ei käytetä OpenAI-mallien kouluttamiseen.
Supabase, Inc. (USA/EU) – tietokanta, tiedostot ja allekirjoitusmallit (hosting).
Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanti) – verkkomaksut. Stripe toimii maksukorttitietojen itsenäisenä rekisterinpitäjänä; palveluntarjoaja ei saa täyttä korttinumeroasi.
Vercel Inc. (Yhdysvallat/EU) – sovelluksen hosting ja toimittaminen sekä evästeettömät kävijä- ja suorituskykytilastot (Vercel Web Analytics, Speed Insights).
Brevo (Sendinblue, Ranska/EU) – transaktiosähköposti.
Cloudflare, Inc. (USA/EU) – Turnstile-bottisuoja yhteydenottolomakkeella.
Anthropic, PBC (USA) – valittu tekoälykäsittely palveluntarjoajan API-ehtojen mukaisesti.
Google Ireland Limited (Irlanti) / Google LLC (Yhdysvallat) – kävijätilastot (Google Analytics 4), vain evästebannerissa antamasi suostumuksen jälkeen.

8. Kansainväliset siirrot

Jotkin palveluntarjoajat (erityisesti OpenAI, Anthropic, Google, Supabase, Vercel ja Cloudflare) voivat käsitellä tietoja Yhdysvalloissa tai muissa ETA-alueen ulkopuolisissa maissa. Tarvittaessa siirrot perustuvat Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin ja/tai EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) siltä osin kuin se koskee palveluntarjoajaa.

4. Oikeutesi

GDPR:n mukaisesti sinulla on oikeus:

Päästä tietoihisi (Dashboardin kautta).
Oikaista tietoja (muokkaus Asetuksissa).
Ladata tiedot (mahdollisuus ladata käsitellyt kirjeet).
Poistaa tiedot ("Oikeus tulla unohdetuksi") – voit milloin tahansa poistaa yksittäisiä asiakirjoja historiasta tai koko tilin sovelluksen asetuksissa. Poistaminen on pysyvää.
Käsittelyn rajoittaminen.
Vastustaminen oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä vastaan.
Tietojen siirrettävyys, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
Tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

Google-tilin tietojen käyttö (Google OAuth)

Sovelluksemme käyttää kirjautumista Google-tilillä. Käytämme vain sähköpostiosoitettasi, etu- ja sukunimeäsi sekä profiilikuvaasi tilin luomiseen, käyttäjän tunnistamiseen ja sovelluksen käyttöoikeuden myöntämiseen. Tiedot tallennetaan turvallisesti, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille. Emme käytä Google Drivea, yksityisiä sähköposteja emmekä muita perustason profiilin ulkopuolisia tietoja.

5. Evästeet

Palvelu käyttää välttämättömiä teknisiä (istunto)evästeitä, joita tarvitaan kirjautumiseen ja Käyttäjän istunnon ylläpitämiseen. Kun olet hyväksynyt evästebannerissa, käytämme myös Google Analytics 4:ää (Google) kävijätilastoihin ja sen mittaamiseen, mitä kanavia pitkin käyttäjät tulevat luoksemme, sekä ChatGPT Ads -mittauspikseliä (OpenAI) mainoskampanjoidemme tehokkuuden mittaamiseen. Nämä työkalut ladataan vain suostumuksellasi; jos kieltäydyt, niitä ei suoriteta. Voit muuttaa tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa napsauttamalla sivun alatunnisteessa ”Evästeasetukset”. Bannerista riippumatta asetamme oman dk_attr-evästeen (enintään 90 päiväksi), joka muistaa, minkä kampanjan tai sivuston kautta tulit Dokieroon (esim. linkin utm-parametrit). Jos luot tilin, tallennamme lähteen tilin yhteyteen ja poistamme evästeen.

9. Tietosuojavastaava ja valitukset

Tietosuojavastaavaa ei ole nimitetty, koska se ei ole tälle palvelulle lakisääteisesti pakollista. Voit ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään osoitteessa kontakt@dokiero.com tai tehdä valituksen Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.