Adatvédelmi irányelvek

1. Adatkezelő

Személyes adatainak adatkezelője:
Piotr Kulbacki
Cégnév: Piotr Kulbacki Web Development
Cím: Bendastr. 11, 12051 Berlin
E-mail: kontakt@dokiero.com
További szolgáltatói adatok a jogi közleményben (Impressum) találhatók.

6. Célok és jogalapok

A személyes adatokat csak meghatározott célokra kezeljük:

Felhasználói fiók (regisztráció, bejelentkezés, beállítások) — a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja (szerződés).
Dokumentumelemzés és levélkészítés — a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja (szerződés).
Fizetések és számlák — a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja (szerződés) és 6. cikk (1) bekezdés c) pontja (jogi kötelezettség).
Kapcsolati űrlap — a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja (szerződéskötést megelőző kérelem) vagy 6. cikk (1) bekezdés f) pontja (megkeresések megválaszolása).
Munkamenet-sütik a bejelentkezve maradáshoz — a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) és f) pontja.
Jogi kötelezettségek (pl. könyvelés) — a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja.
Hirdetésmérés és látogatási statisztikák (ChatGPT Ads / OpenAI-pixel, Google Analytics 4) — GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont (hozzájárulás).
Ritka tájékoztatás a változásokról (fontos változás vagy rövid kérdés) — GDPR 6. cikk (1) a) pont (hozzájárulás). Csak ha az alkalmazásban hozzájárulsz. A hozzájárulást a beállításokban vagy a levél linkjével vonhatod vissza. A magad által bekapcsolt határidő-emlékeztetők külön vannak.
Sütik nélküli látogatási és teljesítménystatisztikák (Vercel Web Analytics, Speed Insights) — GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont (jogos érdek: a szolgáltatás működtetése és fejlesztése).
A regisztráció forrása (a kampány vagy weboldal, ahonnan a Dokieróhoz érkezett; dk_attr süti) — GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont (jogos érdek: marketingtevékenységünk hatékonyságának értékelése).

7. Különleges adatkategóriák

A feltöltött hivatalos levelek mellékesen tartalmazhatnak különleges személyesadat-kategóriákat (GDPR 9. cikk), például egészségügyi információkat. Ilyen adatokat nem kérünk külön kategóriaként. Az adatkezelés csak a megrendelt szolgáltatás nyújtásához történik. Dokumentum feltöltésével kifejezett hozzájárulást ad ehhez az adatkezeléshez (GDPR 9. cikk (2) bekezdés a) pont). A dokumentumokat és a fiókját bármikor törölheti.

2. Adatmegőrzési időszak (Retenció)

Szigorú adatmegőrzési politikát alkalmazunk:

A. Forrásfájlok (Az Ön fotói/szkennelései)

Az elemzésre feltöltött fájlokat kizárólag a szolgáltatás teljesítése (OCR és adatkinyerés) céljából dolgozzuk fel az operatív memóriában. Azonnal törlésre kerülnek az elemzési eredmény generálása után, és sehol nem kerülnek archiválásra vagy tárolásra szervereinken.

B. Elemzési eredmények (Generált PDF/Word)

Tároljuk kizárólag a rendszer által generált dokumentumokat (PDF jelentések és szerkeszthető Word levelek), hogy lehetővé tegyük azok letöltését az "Előzmények" fülön. A tárolási idő a csomagjától függ:

Standard csomag: 30 nap az elemzés dátumától.
Pro csomag: 90 nap az elemzés dátumától.
Meghosszabbított érvényesség (Opció): A megvásárolt időszaknak megfelelően (pl. archiválás 5 évre).

Ezen határidők lejárta után a generált fájlok véglegesen és automatikusan törlődnek.

C. Profiladatok és Aláírásminta

Ha a beállításokban kiegészíti adatait (keresztnév, vezetéknév, cím) és feltölt egy aláírásmintát tartalmazó fájlt, ezeket az adatokat adatbázisunkban tároljuk addig, amíg Ön nem törli azokat, vagy nem törli a fiókját. Kizárólag a generált levelek automatikus kitöltésére szolgálnak.

D. Inaktív fiókok

Fenntartjuk a jogot a fiók és az összes kapcsolódó adat végleges törlésére, ha a Felhasználó nem lép be a szolgáltatásba 24 hónapig (2 évig).

3. Adatátvevők (Feldolgozók)

A szolgáltatás nyújtásához megbízható technológiai szolgáltatókat veszünk igénybe. Adatait a következők kezelhetik:

OpenAI, L.L.C. (USA) – szöveg elemzése és fordítása. Az Enterprise/API szabályzat szerint az API-n keresztül küldött adatok nem használhatók az OpenAI modellek tanítására.
Supabase, Inc. (USA/EU) – adatbázis, fájlok és aláírásminták (tárhely).
Stripe Payments Europe, Ltd. (Írország) – online fizetések. A Stripe a bankkártyaadatok független adatkezelője; a Szolgáltató nem kapja meg a teljes kártyaszámot.
Vercel Inc. (USA/EU) – az alkalmazás tárhelye és kiszolgálása, valamint sütik nélküli látogatási és teljesítménystatisztikák (Vercel Web Analytics, Speed Insights).
Brevo (Sendinblue, Franciaország/EU) – tranzakciós e-mail.
Cloudflare, Inc. (USA/EU) – Turnstile botvédelem a kapcsolati űrlapon.
Anthropic, PBC (USA) – kiválasztott MI-feldolgozás a szolgáltató API-feltételei szerint.
Google Ireland Limited (Írország) / Google LLC (USA) – látogatási statisztikák (Google Analytics 4), kizárólag a sütisávban adott hozzájárulása után.

8. Nemzetközi adattovábbítás

Egyes szolgáltatók (különösen az OpenAI, az Anthropic, a Google, a Supabase, a Vercel és a Cloudflare) az Egyesült Államokban vagy más, az EGT-n kívüli országokban is kezelhetnek adatokat. Ahol szükséges, az adattovábbítás az Európai Bizottság általános szerződési feltételein és/vagy az EU–USA adatvédelmi keretrendszeren (Data Privacy Framework) alapul, amennyiben az adott szolgáltatóra alkalmazandó.

4. Az Ön jogai

A GDPR szerint Ön jogosult:

Hozzáférés az adataihoz (a Dashboardon keresztül).
Adatok helyesbítése (szerkesztés a Beállításokban).
Adatok letöltése (a feldolgozott levelek letöltésének lehetősége).
Adatok törlése ("Az elfeledtetéshez való jog") – bármikor törölhet egyes dokumentumokat az előzményekből vagy a teljes fiókot az alkalmazás beállításaiban. A törlés végleges.
Az adatkezelés korlátozása.
Tiltakozás a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.
Adathordozhatóság, ha az adatkezelés szerződésen vagy hozzájáruláson alapul.
Panasz benyújtása felügyeleti hatósághoz, különösen a Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin részére.

Google-fiókadatok használata (Google OAuth)

Alkalmazásunk Google-fiókkal történő bejelentkezést használ. Kizárólag a e-mail-címedhez, keresztnevedhez, vezetéknevedhez és profilképedhez férünk hozzá fiók létrehozásához, azonosításhoz és az alkalmazás elérésének engedélyezéséhez. Ezeket az adatokat biztonságosan tároljuk, és nem osztjuk meg harmadik felekkel. Nem férünk hozzá a Google Drive-odhoz, privát e-mailjeidhez vagy az alapvető profilon kívüli egyéb adatokhoz.

5. Sütik (Cookies)

A szolgáltatás szükséges technikai (munkamenet) sütiket használ, amelyek a bejelentkezéshez és a Felhasználó munkamenetének fenntartásához szükségesek. A sütisávban adott hozzájárulása után a Google Analytics 4-et (Google) is használjuk látogatási statisztikákhoz és annak méréséhez, hogy mely csatornákon érkeznek hozzánk a felhasználók, valamint a ChatGPT Ads (OpenAI) mérőpixelt hirdetési kampányaink hatékonyságának méréséhez. Ezek az eszközök csak az Ön hozzájárulásával töltődnek be; ha elutasítja, nem futnak. Hozzájárulását bármikor módosíthatja vagy visszavonhatja az oldal láblécében található „Süti-beállítások” gombra kattintva. A sávtól függetlenül saját dk_attr sütit is beállítunk (legfeljebb 90 napra), amely megjegyzi, melyik kampányon vagy weboldalon keresztül érkezett a Dokieróhoz (pl. egy link utm-paraméterei). Ha fiókot hoz létre, ezt a forrást a fiókhoz mentjük, a sütit pedig töröljük.

9. Adatvédelmi tisztviselő és panaszok

Adatvédelmi tisztviselőt nem neveztünk ki, mert ez erre a szolgáltatásra jogszabály szerint nem kötelező. Az adatkezelőt a kontakt@dokiero.com címen érheti el, vagy panaszt tehet a Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin hatóságnál.